ארגון כנס הוא תהליך שמחבר בין תוכן, אנשים ולוגיסטיקה. בין אם מדובר בכנס מקצועי לעובדים, בכנס לקוחות, ביום עיון או באירוע מקצועי רחב היקף, ההצלחה שלו תלויה בהרבה יותר מבחירת אולם והזמנת מרצים.
כנס מוצלח צריך להיות בנוי סביב מטרה ברורה: מה רוצים שהמשתתפים ילמדו, יחוו או יעשו בעקבותיו? רק לאחר שמגדירים את המטרה ואת קהל היעד אפשר לבנות את התוכן, לבחור את המקום ולתכנן את מהלך האירוע כך שכל החלקים יעבדו יחד.
איך מתחילים לארגן כנס?
לפני שסוגרים מקום או מתחילים לפנות לספקים, כדאי להגדיר את המסגרת של הכנס. כמה החלטות בשלב הזה ישפיעו כמעט על כל מה שיגיע בהמשך:
- מטרת הכנס – האם המטרה היא להעביר ידע מקצועי, לחשוף מוצר או שירות, לחבר בין אנשי מקצוע, לקיים הכשרה או ליצור מפגש עם לקוחות?
- קהל היעד – חשוב להבין מי צפוי להגיע, מה המשתתפים כבר יודעים על הנושא ומה הם מצפים לקבל מהכנס.
- מספר המשתתפים – לכנס של עשרות אנשים יש צרכים שונים מכנס של מאות משתתפים, הן מבחינת המקום והן מבחינת התפעול.
- התקציב – מסגרת תקציבית ברורה מאפשרת להחליט כיצד לחלק את המשאבים בין המקום, התוכן, הציוד, הכיבוד, המיתוג ושאר מרכיבי ההפקה.
- משך הכנס – כנס של מספר שעות, יום מלא או אירוע שנמשך כמה ימים דורשים מבנה תוכן ולוגיסטיקה שונים.
ככל שהמסגרת מוגדרת טוב יותר בתחילת הדרך, כך קל יותר לקבל החלטות בהמשך ולצמצם שינויים והוצאות לא מתוכננות.
בניית תוכן ולוח זמנים לכנס
התוכן הוא אחד המרכיבים המרכזיים בכנס. גם מקום מרשים והפקה מושקעת לא יפצו על תוכנית ארוכה מדי, הרצאות שאינן מתאימות לקהל או יום שאין בו קצב נכון.
כדאי לבנות את סדר היום מנקודת המבט של המשתתפים. כמה זמן הם מסוגלים להקשיב ברצף? מתי נכון לשלב הפסקה? האם יש צורך בזמן לשאלות, לשיחות בין המשתתפים או לנטוורקינג? ואילו חלקים בתוכנית הם החשובים ביותר?
אפשר לשלב הרצאות, פאנלים, סדנאות, דיונים, הצגת מקרי בוחן או פעילות אינטראקטיבית. לא בכל כנס צריך להשתמש בכל הפורמטים. עדיף לבחור את אלה שמשרתים את מטרת האירוע וליצור ביניהם רצף ברור.
גם לזמנים שבין התכנים יש חשיבות. הפסקות קצרות מדי יוצרות לחץ, בעוד שהפסקות ארוכות מדי עלולות לפגוע בקצב. כאשר יש מספר אולמות או מסלולים מקבילים, צריך להביא בחשבון גם את הזמן שנדרש למשתתפים לעבור ביניהם.
איך בוחרים מקום מתאים לכנס?
בחירת המקום צריכה להתבסס קודם כול על אופי הכנס ומספר המשתתפים. אולם גדול מדי עלול ליצור תחושה ריקה, בעוד שמקום קטן מדי יפגע בנוחות וביכולת לנהל את האירוע.
מעבר לקיבולת, כדאי לבדוק את מבנה החלל. האם יש צורך בבמה מרכזית? האם יתקיימו סדנאות או מושבים מקבילים שדורשים חדרים נוספים? האם נדרש אזור לרישום, להתכנסות, לכיבוד או למפגשים בין המשתתפים?
חשוב לבדוק גם את דרכי ההגעה, אפשרויות החניה והנגישות. בכנסים שאליהם מגיעים משתתפים ממקומות שונים בארץ, למיקום נוח יכולה להיות השפעה משמעותית על ההשתתפות בפועל.
ציוד, ספקים ולוגיסטיקה
בכנסים יש לא מעט מרכיבים שפועלים במקביל, ולכן תכנון לוגיסטי מדויק הוא חלק מרכזי מההפקה.
מערכות הגברה ומיקרופונים צריכות להתאים לחלל ולמספר המשתתפים, ויש לוודא מראש שהמצגות, המסכים והמקרנים עובדים עם הציוד של המרצים. אם הכנס מצולם, משודר או כולל משתתפים מרחוק, יש צורך להיערך גם לכך מבחינה טכנית.
בנוסף לכך יש לתאם בין הקייטרינג, צוותי הרישום, הצילום, המיתוג, העיצוב וכל ספק נוסף שמשתתף באירוע. לכל אחד מהם צריך להיות לוח זמנים ברור הכולל זמני הגעה, הקמה, פעילות ופירוק.
בהפקת כנסים גדולים כדאי לרכז את כל המשימות בלוח הפקה אחד, כך שניתן יהיה לראות מי אחראי לכל משימה ומה צריך לקרות בכל שלב של היום.
חוויית המשתתפים מתחילה עוד לפני הכנס
החוויה של המשתתף לא מתחילה כשההרצאה הראשונה עולה לבמה. היא מתחילה כבר בהרשמה ובהזמנה לכנס.
תהליך הרשמה פשוט, מידע ברור לגבי מיקום ושעות, סדר יום נגיש והנחיות הגעה יכולים למנוע הרבה שאלות ואי-ודאות. ביום עצמו חשוב לחשוב על נקודות המפגש של המשתתף עם האירוע – החל מהכניסה והרישום ועד להתמצאות במתחם ולמעבר בין הפעילויות.
גם ההפסקות הן חלק מהחוויה. הן מאפשרות למשתתפים לנוח, להכיר אנשים אחרים ולדבר על התכנים ששמעו. בכנסים מקצועיים שבהם נטוורקינג הוא אחת המטרות, כדאי לתכנן לכך זמן ומרחב ולא להשאיר אותו ליד המקרה.
טעויות שכדאי להימנע מהן בארגון כנס
גם כאשר כל המרכיבים קיימים, כמה טעויות בתכנון עלולות להשפיע על החוויה כולה:
- תוכנית עמוסה מדי – יותר הרצאות לא בהכרח יוצרות כנס טוב יותר. עומס תוכן מקשה על המשתתפים לשמור על ריכוז לאורך היום.
- בחירת מקום לפני הגדרת הצרכים – מקום שנראה מתאים בתחילת הדרך עלול להתגלות כבעייתי כאשר מבינים את מבנה התוכנית ואת הדרישות הטכניות.
- מעט מדי זמן למעברים ולהפסקות – לוח זמנים שלא משאיר מרווחים עלול לגרום לעיכוב שילך ויגדל במהלך היום.
- בדיקות טכניות ברגע האחרון – מצגות, סרטונים, מיקרופונים וחיבורים למחשבים צריכים להיבדק לפני שהמשתתפים מגיעים.
- חוסר תיאום בין הספקים – גם ספקים מצוינים יתקשו לעבוד כאשר אין גורם שמרכז את לוחות הזמנים ואת האחריות ביום הכנס.
תכנון מוקדם מאפשר לזהות את מרבית הנקודות האלה עוד לפני האירוע ולהכין מראש גם פתרונות למצבים בלתי צפויים.
מתי כדאי להתחיל לתכנן כנס?
אין פרק זמן אחד שמתאים לכל הכנסים. ככל שמספר המשתתפים גדול יותר, התוכנית מורכבת יותר או שיש צורך במרצים, ספקים ומקום מבוקשים, כך כדאי להתחיל מוקדם יותר.
בשלב הראשון מומלץ לקבוע את המטרה, הקהל, התקציב והמועד. לאחר מכן אפשר להתקדם לבחירת המקום, בניית התוכן וסגירת הספקים. בהמשך מגיע שלב התכנון המפורט: הרשמה, מיתוג, ציוד, לוחות זמנים, חלוקת תפקידים ותכנון יום האירוע עצמו.
השארת מרווח זמן מספק מאפשרת גם להתמודד עם שינויים – החל מהחלפת מרצה ועד לשינויים במספר המשתתפים – מבלי שכל שינוי ישפיע על שאר ההפקה.
הפקת כנסים עם מרכז שלבים
חטיבת Momentum של מרכז שלבים מלווה ארגונים וחברות בתכנון ובהפקת כנסים, טקסים ואירועים – משלב גיבוש הרעיון והקונספט, דרך בניית התוכן והתכנון הלוגיסטי ועד לניהול ההפקה בשטח.
העבודה מתחילה בהבנת מטרת הכנס והקהל שאליו הוא מיועד, ובהתאם לכך נבנים התוכן, מבנה האירוע והפתרונות הנדרשים להפקתו. כחלק ממערך הפקות האירועים של Momentum ניתן לרכז את המרכיבים השונים של ההפקה וליצור כנס שבו התוכן, הלוגיסטיקה וחוויית המשתתפים עובדים יחד.
